Детайли

Категория: Нормативни документи

Публикувана на Вторник, 21 Февруари 2017 12:42

Посещения: 3262

И Н С Т Р У К Ц И Я

ЗА ДОКУМЕНТАЦИОННАТА И ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТИ

В ОБЩИНСКА АДМИНИДСТРАЦИЯ  ЦАР КАЛОЯН

РАЗДЕЛ  ПЪРВИ

Общи положения

          Чл.1. Тази инструкция урежда реда за осъществяване на документационната и деловодната дейности в общинската администрация и цели осигуряването на:

1. Висока ефективност, единна организация и оперативност на управленска и документационната дейност;
2. Високо качество на съставянето на документите;
3. Унифицирано съставяне, оформяне и обработване на документите;
4. Взаимна връзка и взаимозависимост между документите, свързани с определени управленски или стопански процеси;
5. Висока интеграция и автоматизация на информационните процеси;
6. Класификация и систематизация на входящата и изходящата кореспонденция;
7. Ефективност на информационно-справочната дейност;
8. Ефективен текущ контрол по изпълнението на решенията  и задачите.

     Чл.2. Инструкцията не се прилага за работа с документите и информацията с поверителен характер .

            Чл.3. Изпълнението на разпоредбите на тази инструкция е задължително за всички лица в общинската администрация.

            Чл.4. Ръководство и контрола по оформянето на документите и организацията на работа с документите се осъществява от Секретаря на Общината,Завеждащият служба “Деловодство” и във Фронт офиса.

            Чл.5. Под документи в инструкцията се разбират .

            1.Нормативни актове и други ръководни документи на висшестоящи органи и организации- укази,постановления , разпореждания ,

наредби ,решения , инструкции  и други;

            2.Организационно-разпоредителни документи-Наредби и решения на Общинския съвет , програми , заповеди и указания;

            3.Справочно-информационни документи-доклади ,информации,

отчети, протоколи, писма и справки;

            4.Документи за извършени или извършващи се сделки – инвестиционни проекти, договори, актове за собственост, тръжна документация;

            5.Общи и подробни устройствени планове и  кадастрални регистри;

            6.Предложения, сигнали, жалби и искания на юридически и физически лица;

            7.Молби и заявления за административни услуги;

            8.Критични публикации в средствата за масово осведомяване  и обществено –значими предложения;

            9.Документи от общ характер-писма, телеграми, факсове и електронни съобщения.

            10.Заявления по реда на закона за защита на личните данни.

            Чл.6.Документационната дейност е комплекс от технически и технологични операции по регистрирането и работата с документите в процеса на осъществяване на управленските и обслужващи функции на общинската администрация. Тя обхваща документалните процеси в пълния им цикъл от създаването или получаването на документите, тяхното оформяне и редактиране, размножаване, регистриране, класифициране, предаване и необходимия сроков контрол върху изпълнението на задачите, както и текущото и архивното съхранение на документите .

            Чл.7. Необходимите организационно-технически средства за организиране и осъществяване на документационната дейност се определя в зависимост от използваната технология – ръчна, автоматизирана или съчетаване на двете технологии.

            Чл.8. При напускане на служители , на които е възложено да съхраняват документи, предаването на документите на друго длъжностно лице се извършва с приемно – предавателен протокол.

            Чл.9.Използването на документи и служебна информация за публикации в средствата за масово осведомяване и за други публични цели се допуска само с разрешение на членовете на ръководството на Общината и съгласуване със служителя по сигурността на квалифицираната информация

                                   

РАЗДЕЛ ВТОРИ

Основни правила за съставяне и оформяне документите

           

Чл.10. Съставянето на документи е процес , при който се определя съдържанието на документите . Текстът на документите се формулира при спазване на специфичните изисквания за съставянето му, граматическите правила на българския език и общите правила на административно- учрежденския стил и управленската култура.

            Чл.11. При съставянето на документите не се допуска разкъсване на абзац , чрез пренасяне на част от текста на абзаца на следваща страница, както и наличие на заглавие в края на страницата , без към него да са написани поне два реда , за да не се нарушава логическата връзка между заглавието и текста .          

            Чл.12.(1) Оформянето на документите е техническа дейност, която се осъществява в съответсвие с действащите българските стандарти ,като служителите са длъжни на отделен ред , в началото на всеки изходящ документ по образувана преписка да вписват номера на писмото,на което отговарят ( “На Ваш №……….), а в рубриката “Относно” на всеки изходящ документ да записват съвсем накратко основното съдържание на документа.

                        (2)Документите се оформят в зависимост от техния вид и предназначение – заповеди , решения , указания, доклади, програми , информация, отчети, протоколи , служебни писма , списъци , описи , справки и други.

                       (3)Оформянето на други видове документи се регламентира със специални разпоредби .

            Чл.13. Вътрешните устройствени и регламентиращи документи се утвърждават от Кмета на Общината .

            Чл.14.(1)Към представените за подпис документи, длъжностното лице – съставило документа, прилага и съпровождащи документи /ако има такива /, по повод на които е съставен основния документ.

                        (2) Проекти за заповеди и предложения се представят на Кмета на Общината с обяснителна записка , в която се аргументира необходимостта от съставянето им .

                        (3) Когато към основния документ не са приложени съпровождащи документи и аргументации , на втория екземпляр на основния документ – пред длъжността , името и подписа на съгласувалите документа длъжностни лица , към реквизита “Съставил” се поставят длъжността , името и подписа на длъжностното лице , съставило документа .

                        (4) Представените за подпис от Кмета на Общината документи се съгласуват задължително с прекия ресорен ръководител и  юрисконсулта на Общината , а когато касаят разходване на финансови средства и с Главния счетоводител . Съгласуването на представените документи се извършва с полагането на подписи на съгласуващите длъжностни лица върху екземпляр на документа .

                        (5) При оформяне на документа да се съблюдава правилото – подписите на длъжностните лица да се разполагат във втората половина на страницата и по реда на мястото , което заемат в служебната  йерархия .

                        (6) Подписът върху документа се състои от наименованието на длъжността на подписващия , неговия личен подпис и разшифровката на личния подпис /в скоби се изписват личното име и фамилия /.

            Чл.15.(1) Оригиналните изходящи документи се съставят и оформят на бланка, която съдържа знака и името на Общината, както и данни за кореспонденция и контакти – пощенски код , административен адрес , телефони, факс и електронен адрес  ( телекс)

                        (2) Изходящите документи носят подписа на Кмета на Обшината, с изключение на специални случаи , в които той делегира такива правомошия на други длъжностни лица от ръководството на Общината.

                        (3) Изходящите документи , изпратени в отговор на вече образувана преписка се извеждат към регистрационния индекс на образуваната преписка с дата на извеждане .

            Чл.16. Документите , които са препис или копие на оргиналния документ носят обозначението “Препис”или “Копие” , поставено в горния ляв ъгъл на първата страница на документа. Обозначенията “Вярно с оригинала “ и “Вярно” се поставят /когато това е необходимо/ на следната страница на документа , придружени от длъжността на удостоверяващия, неговия подпис и разшифровката на подписа в скоби.

            Чл.17. (1) Заверен препис от документ се издава на външни юридически и физически лица , само след писмено искане и в съответствие със закона .

(2)Заверяването на преписи от документи се извършва по компетентност от секретаря на общината ,  директорите на дирекция или ст. спец. “АПОН-деловодител и човешки ресурси “

(3) Верността на преписа с оригинала се удостоверява с подпис на длъжностното лице , което съхранява оригиналния документ .

                    (4) Копия и преписи от документи по реда и условията на Закона за достъп до обществената информация се предоставят без заверка “Вярно с оригинала” и “Вярно”.

            Чл.18.За поверителните документи , в горния десен ъгъл на първата страница се записва степента на поверителност – строго секретно или секретно . Когато документът или материалът трябва да се получи лично , под отразената степен на поверителност се вписва “Лично”.

            Чл.19. Секретарят на Общината определя длъжностни лица за размножаване на документи за служебно ползване .

            Чл.20. (1) Печатите се съхраняват и ползват срещу подпис от длъжностни лица, определени със заповед на Кмета на Общината .

                         (2) Печатите се водят на отчет в специална книга, която се поддържа и съхранява при домакина на Общината.

                         (3) Подпечатват се само документи, подписани от Кмета на Общината и членовете на общинската администрация, които имат такива делегирани правомощия от Кмета . Печатът се поставя върху част от длъжността на подписващия и върху част от неговия подпис.

РАЗДЕЛ ТРЕТИ

Организация на деловодната дейност.

            Чл.21. (1) Деловодната дейност в общинската администрация е елемент на документационната дейност и обхваща осъществяването на следните основни действия :

            1.Първоначална деловодна обработка

            2.Регистрация на данни от резолюции

            3.Крайна /окончателна/ деловодна обработка

            (2) За деловодната дейност по отношение на общата кореспонденция се прилага централизирана деловодна система. При централизираната деловодна система документалните процеси са съсредоточени на едно място , което създава предпоставки за наличие на оптимален документооборот и освобождава структурните звена от извършването на рутинни деловодни операции,като :

а/ документите,получени от физически и юридически лица,/без заявленията за административна услуга/ се завеждат във входящия дневник

а.1.

               (3)Всички писмени молби и заявления на физически или юридически лица за административни услуги, извършвани от общинската администрация, се депозират и регистрират във Фронт офиса –движението на които става по специална инструкция .

            Чл.22.Първоначалната деловодна обработка на входящите, изходящите и вътрешните ръководни документи се осъществява от длъжностните лица в деловодната служба и включва следните операции:

            1.Приемане на документи

            2.Проверка на документите

            3.Регистриране и класифициране на документите в регистър “Входящ дневник” за входящата преписка , а за изходящата преписка в регистър “Изходящ дневник”

            4.Разпределение и предаване на документите по компетентност и направления

            Чл.23.(1) При приемането и проверката на документите се установява правилността на адресирането и съставянето им, както и наличността на описаните съпровождащи документи и приложения. Когато документът се внася от физическо лице , той трябва да е от негово име или да е упълномощено лице. Самоличността на вносителя се установява с валиден документ за самоличност.

                    (2) Кореспонденцията и съпровождащите документи , необходими за извършване на дадена услуга, се вписват във входящата книга под един номер с индекси

        (3) Погрешно доставената кореспонденция – предназначена за друг получател, се връща не разпечатана на адресата .

         (4) Поименно адресираната кореспонденция се предава на адресата не разпечатаната и без да се регистрира .

Чл.24.(1) Регистрирането на документите става с вписване под пореден номер във входящата книга

          (2) Не подлежат на регистрация в деловодната служба първичните документи на счетоводната, материалната и статистическата отчетност, писмата – покани , поздравителните писма и личната кореспонденция.

        (3) Финансово – счетоводните и статистическите документи /с изключение на придружаващите ги писма / се водят на отделен отчет при спазване на съответните нормативни изисквания .

      (4)Всички договори  с юридически и физически лица и гражданските договори се завеждат в специален регистрационен дневник и се съхраняват от упълномощено длъжностно лице  в звено ” Общинска собственост”.

     (5) Договорите за отдаване под наем на общински и сграден фонд, за продажба на недвижими имоти и дълготрайни материални активи и предоставяни концесии  се въвеждат в специални регистрационни дневници и се съхраняват  в досиета , заедно с всички принадлежащи документи  от упълномощено длъжностно лице в Звено “ Общинска собственост”.

(6) Копия от договорите по ал. 4 и ал. 5 се предоставят на Главния счетоводител ,Звено "ТСУ”, а копия от договорите по ал. 5 се предоставят и на кметовете на кметствата , в чиято територия се намира съответния поземлен или сграден фонд.

(7) Заповедите на Кмета на Общината се регистрират и съхраняват при длъжностното лице изпълняващ длъжността “АПОН-деловодител и човешки ресурси” в специален регистър “Заповеди”

Чл.25. Регистрационните индекси в  деловодна система се образуват от входящия номер,като преди номера се добавя двубуквен код  (ДВ), разграничаващ документа от останалите приемани във Фронт офиса.

Чл.26. (1) Първоначалното регистриране на входящите документи се извършва в деня на тяхното получаване или постъпване, а на изходящата кореспонденция – в деня на подписването  .

         (2) При регистрирането на документите върху тях се вписва входящия или изходящия регистрационен номер и датата на регистриране съответно от входящия или изходящия дневник.

       (3) Ако по проблема , третиран в пристигналия или постъпилия документ има вече образувана преписка , в него освен поредния регистрационен номер се вписва и индекса на първоначалния документ – източник за образуване на преписката.

Чл.27. (1)Предаването на документите на съответните длъжностни лица става всеки ден.

         (2) Предаването за нормативните актове и на документи от висшестоящи ръководни органи с обозначени “бързо”           , телеграми, факсове и електронни документи се предават на съответните длъжностни лица     незабавно.

Чл.28.(1) Ръководителите , към които са насочени подлежащи на резолиране входящи  и организационно – разпоредителни документи, са длъжни да ги резолират в деня на тяхното получаване .

           (2) Резолюцията се поставя върху самия документ .С резолюцията се определя задачата, отговорникът /респ. изпълнителят/ и срока за изпълнението. Тя трябва да съдържа датата на поставяне на резолюция и подписа на резолиращото длъжностно лице.

        (3) Когато с документа или резолюцията не определен срок за изпълнение и при липса на нормативно установен срок, произтичащите от документа задачи се изпълнява в 7 /седемдневен/  срок .

       (4) Когато срокът за изпълнение е определен в дни, без да е фиксирана крайната дата за изпълнение, той се изчислява в работни дни и започва да тече от първия работен ден след деня, в който е поставена резолюцията. Документът се предава на отговорника за изпълнение на задачата (или задачите) в деня на поставяне на резолюцията или най късно през следващия работен ден.

         (5) Когато с резолюцията са определени няколко отговорници или изпълнители, отговорен за създаване на организацията по изпълнението на задачата или задачите е длъжностното лице, посочено на първо място в резолюцията.

           Чл.29. Регистрацията на данни от резолюции изисква вписване във входящата деловодна книга  , оформяне на РКК /регистрационно контролна карта/ за съответната преписка и последващото насочване на документа по направление на резолюцията за сведение и изпълнение.

Чл.30. Разпределението и разнасянето на входящата и изходяща кореспонденция се осъществява от “АПОН-деловодител и човешки ресурси”, който осигурява придвижването на кореспонденцията до и от общинската администрация и вътрешното разнасяне по структурните звена в централната сграда.Приемането и придвижването на молбите и заявленията, касаещи обслужването на граждани и фирми до дирекциите , в които се извършват услугите, се осъществява от служителите във Фронт офиса.

Чл.31. (1)Крайната деловодна обработка на документите включва операции по приключване на преписките след получаването на данни за резултатите от изпълнението на задачите, поставени с резолюцията.

    (2) При докладвано изпълнение на задачата в определения за това срок, регистрационно - контролната карта за съответния регистриран документ се извежда от сроковата картотека и се прехвърля в архивната, където се съхранява до края на календарната година - за справки и сведения.

    (3) За всяко закъснение в срока за изпълнението на задачите длъжностното лице, осъществяващо сроков контрол, подава сигнал към Секретаря на Общината за съответно управленско въздействие

Чл.32. Веднъж в месеца длъжностните лица от деловодната служба подготвят и представят обобщена справка за регистрираната входяща и междинна кореспонденция, за насочените резолюции по ресори и направления, за просрочените задачи по ресори и направления и за приключените към момента преписки.  

 Чл. 33. Справки по входящата и изходяща  кореспонденция се извършват на място в деловодната служба . Изнасянето на документи се допуска само с изричното разрешение на Секретаря на Общината и  служителя “Деловодител”.

Чл. 34. (1) Достъп до информация и предоставяне на копия от документи по условията и реда на Закона за достъп до обществена информация , по който Общината е задължен субект, става след заявление по реда на закона. Заявлението се счита за валидно и в случаите, когато е направен по електронен път.

       (2) Организацията по предоставянето на достъп до обществена информация се осигурява от служителя “Деловодител” и служителите във Фронт офиса, където се поддържат регистрите на постъпилите заявления.

     (3) В случаите на отказан или ограничен достъп до обществена информация, отказът се аргументира с решение на комисия, в която влизат Секретаря на Общината,  Юрисконсулта  и Деловодителя. Решението за пълен или частичен отказ за представяне на достъп до обществена информация се връчва на заявителя срещу подпис или се изпраща по пощата с обратна разписка.

(4) Когато общинската администрация не разполага с исканата информация и няма данни за нейното местонахождение, в 14 /четиринадесет/  дневен срок се уведомява заявителя. Когато общинската администрация не разполага с исканата информация, но има данни за нейното местонахождение, в 14 /четиринадесет/  дневен срок от получаване на заявлението, също се препращат към органа съхраняващ информацията, за което се уведомява заявителя.

(5) Задълженията по публикуване на информация, която представлява значителен обществен интерес в медиите се изпълняват текущо от Техническия секретар на Кмета на Общината, при спазване на принципа за максимална откритост. Периодично се актуализира информацията, публикувана на информационни табла.

(6)Ако изходите по предоставяне на обществена информация са значителни, заявителят заплаща стойността им по нормативите, определени със Заповед №10 от 10.01.2001г. на Министъра на финансите, чиято стойност не юможе да превишава материалните разходи по предоставянето на информацията.

     Чл.35. Вписванията в Регистъра на административните структури и на актовете на органите на изпълнителната власт в web- сайта на Министерския съвет се извършват от упълномощена със заповед на Кмета на Общината длъжностно лице в срок до 7 /седем / работни дни след тяхното подписване.

 

РАЗДЕЛ ЧЕТВЪРТИ

Архивиране и съхраняване на документалния фонд на Общината

Чл.36. Документалният фонд на Общината е съвкупност от всички документи, създадени в резултат от нейната дейност или постъпили отвън във връзка с тази дейност.

Чл.37. В деловодната служба се извършва текущото съхраняване на цялостната кореспонденция на общинската администрация за съответната календарна година.

Чл.38.(1) Всички останали документи , възникващи в резултат на дейността и  във връзка с осъществяването на функциите на структурните звена от общинската администрация, се съхраняват текущо от самите тях – до приключване на оперативната работа със самите документи, като същите се групират в дела , формирани по хронологичен или предметен признаци.

       (2) При напускане на длъжностни лица със задължения по съхраняването на документи в съответно структурно звено се извършва приемно – предаване с протоколи и по опис на делата.

Чл.39. Делото представлява съвкупност от документи или отделен документ,съхранявани в отделна папка и отнасящи към определен въпрос или група от въпроси, свързани с пряката дейност на съответното структурно звено. Делото съдържа документи с еднакъв срок на съхранение.

Чл.40.(1) За организиране , съхраняване и използване на документите, с които е приключила текущата работа , в Общината се поддържа учрежденски архив.

           (2) В архива на Общината се съхраняват следните видове документи, подлежащи на дългосрочно, и постоянно съхранение:

 1.Разплащателните ведомости на Общината и на ликвидираните общински учреждения и предприятия, както и на техните предшественици, само след предварително съгласуване с Териториалното поделение на Държавния архив;

           2. Личните досиета на напусналите и освободени служители от общинската администрация и от ликвидирани общински учреждения и предприятия;

         3. Счетоводните регистри и отчети и документите за данъчен контрол и финансов одит;

         4.Комплект от изданията на Държавен вестник – групирани по години на  издаване и други печатни издания, свързани с пряката дейност на Общината и съдържащи ръководни и методични указания

         5. Регистрите за гражданското състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници, заявленията за постоянен адрес, заявленията за настоящ адрес и втория екземпляр на удостоверенията, издадени въз основа на регистрите за гражданското състояние, без удостоверенията за раждане и граждански брак и без преписи от смъртни актове. Всичките индивидуално административни актове на Кмета на Общината и на други овластени органи и личните досиета на служителите и работниците към Общинската администрация се съхраняват в “Деловодство” и “ЕСГРАОН”

        6. Специализираните карти, общите и подробните устройствени планове, кадастралните регистри ,протоколите на Общинския  експертен съвет по устройство на територията . Разрешенията за строеж се съхраняват в звено “ТСУ

                   (3)  За архива на Общината се осигуряват подходящи помещения с условия  за приемане, съхраняване и използване на документите.

                  (4)  За улесняването на работата  с архивните фондове на Общината, същите се класифицират и съхраняват по схема, осигуряваща бърз достъп до архивните документи и материали.

        Чл. 41. (1) Разплащателните ведомости на Общината и на ликвидираните общински учреждения  и предприятия  се съхраняват в отделно помещение, с условия за оперативна работа и прием на граждани.

                  (2) Разплащателните ведомости и личните досиета се съхраняват в продължение на  50 /петдесет/ години от датата на съставянето им.

                 (3)  Достъпът и правата за работа с архивните документи се предоставя на упълномощено със заповед на Кмета на Общината  квалифицирано длъжностно лице.

                (4)  Консултации на бивши и настоящи служители на Общината и на ликвидирани общински учреждения и предприятия по въпроси, свързани с тяхното пенсиониране, се извършват в регламентирано приемно време.

        Чл. 42. (1)  Счетоводните регистри и отчети се съхраняват в специализиран счетоводен архив  -   в отделно помещение, достъп до което имат само упълномощени от Главния счетоводител длъжностни лица.             

                  (2) Счетоводните регистри и отчети ,както и документите за данъчен контрол и  финансов одит се съхраняват в сроковете, предвидени в Закона за Счетоводството.

           Чл.43. Регистрите за гражданското състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници и заявленията за постоянен адрес се съхраняват в специализиран архив на звено “ЕСГРАОН” “, организиран в отделно помещение, с условия за текуща работа с регистрите. Достъп до регистрите за гражданско състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници и заявленията за постоянен адрес имат само длъжностни лица по гражданското състояние, определени със заповед на Кмета на Общината. Регистрите за гражданско състояние, молбите-декларации за издаване на удостоверения за наследници и заявленията за постоянен адрес се съхраняват в Общината 130 / сто и тридесет / години от съставянето им, след което се предават в Държавния архив.

          Чл.44.(1) Към   Звено “Териториално и селищно устройство” се поддържа специализиран архив за съхраняване и текущо ползване на картните материали, общите и подробните устройствени планове, кадастралните регистри, протоколите на Общинския експертен съвет по устройство на територията и издадените разрешения за строеж.

          (2) Достъп до архива и права за работа с архивните материали и документи имат само длъжностни лица от звено “ТСУ” или Главният архитект на Общината.

          (3) Ползването на архивни материали и документи от специализирания архив на звеното, в т.ч. предоставянето на консултации  и ползване на техническа документация от адвокати и вещи лица във връзка и по съдебни дела, става само с разрешение на Директорът на Дирекция “АПИ” или Главният архитект на Общината.

            Чл.45. (1) В края на всяка календарна година, но не по-късно от 30 юни на следващата година, в общинския архив се предават приключени документи и материали от деловодната служба и от  структурни звена на общинската администрация, в които текущо се формират и съхраняват дела с документи и материали.

                      (2) Предаването на документите и материалите се извършва по описи на делата, формирани при текущата работа с тях и с приемо-предавателни протоколи.

            Чл.46. Унищожаване на документи от архивните фондове на Общината става само с разрешение на регионалните органи за управление на Държавния архивен фонд.

                                                РАЗДЕЛ  ПЕТИ

           Работа с жалбите, сигналите и предложенията на гражданите

           Чл.47. Всички предложения, сигнали и жалби на граждани се регистрират в деловодната служба на Общинската администрация по общия ред на деловодната дейност.

            Чл.48. Анонимни жалби, сигнали и предложения не се регистрират и по тях не се образува административно производство.

            Чл.49. Сигналите и  жалбите на гражданите не могат да се решават от длъжностните лица, срещу чиито действия са подадени, освен когато те приемат, че са основателни и ги уважат.

            Чл.50. (1) Установяването на фактите и обстоятелствата по подадени  от гражданите сигнали и жалби се извършва от длъжностно лице в общинската администрация, на което от Кмета на Общината са делегирани такива специални правомощия.

                        (2) Длъжностното лице по предложенията, сигналите и жалбите извършва независима проверка по фактите и обстоятелствата, свързани с предложението, сигнала или жалбата за всички случаи, когато те не са приети като основателни от длъжностните лица, срещу които са подадени и ги докладва на Кмета и на Секретаря на Общината.

            Чл. 51. Предложения, сигнали и жалби, подадени до общинската администрация, без да са от  нейната компетентност, се препращат в 7 / седемдневен / срок до компетентния орган, освен ако има информация, че въпросът е отнесен и до него. За препращането на предложения, сигнали и жалби се уведомяват подателите им.

            Чл. 52.  Когато компетентните длъжностни  лица от общинската администрация уважат сигнала или жалбата на гражданина, вземат незабавни мерки за  отстраняване на допуснатите нарушения или неправилни действия, за което уведомяват подателя или други заинтересовани лица.

            Чл. 53. При вземане на решение по сигнала или  жалбата, то се  извършва в писмена форма, с изключение на случаите, когато сигнала или жалбата се уважат изцяло и не се засягат права и законни интереси на други физически и юридически лица.

            Чл. 54. Когато сигналът или жалбата не са уважени, се съобщават съображенията за това.

            Чл. 55. Когато с решението по сигнала или жалбата се засягат права или законни интереси на други юридически и физически лица, решението се прави достояние и на тях.

            Чл. 56. Решението по подаден сигнал или жалба се изпълнява в едномесечен срок от постановяването му , с изключение на случаите, когато се налага по особено важни причини този срок да бъде удължен. Удължаването на срока може да стане само от органа постановил решението, но не може да бъде повече от  2 / два / месеца.

            Чл. 57. Сигнали и жалби, подадени по вече решен въпрос, не се разглеждат, освен ако са във връзка с изпълнение на решението или се основават на нови  факти или обстоятелства.

            Чл. 58. Сигналите и жалбите, които не се разглеждат, се връщат на подателя, като се съобщават основанията за това.

            Чл. 59. Производството по предложения, сигнали и жалби на граждани се прекратява с изпълнение на решението. 

                                                   РАЗДЕЛ    ШЕСТИ

                             Контрол по изпълнението на решенията и задачите

            Чл. 60.  Контролът по изпълнението на решенията и задачите се прилага по всички нива на  възлагане и изпълнение, като се осъществява от всеки ресорен  ръководител по отношение на подчинените му, и от Кмета на Общината по отношение на всички длъжностни лица в общинската администрация.

            Чл. 61. Контролът по изпълнението на решенията и задачите включва следните действия:

1. Идентифициране на проблема, формулиране на задачата и определяне на  срок за изпълнение;
2. Определяне на отговорник за изпълнение на задачата / поставяне на резолюция /;
3. Възлагане изпълнението на задачата / поставяне на резолюция/ на конкретен изпълнител или изпълнители;
4. Поставяне решаването на задачата на отчет;
5. Отчитане изпълнението на задачата;
6. Снемане на решението и на задачата от отчет.

Чл. 62. Идентифицирането на проблема, формулирането на задачата, определянето на срокове за изпълнение и начина на докладване на изпълнението се извършват от съответния резолиращ по йерархията на управление. Промяна в срока за изпълнение може да прави само възложителя.

Чл. 63. Промяна в срока за изпълнение на задачата може да се иска и от изпълнителя, но само с мотивирано писмено обяснение за причините, които възпрепятстват или са възпрепятствали  изпълнението.

      Чл. 64. Изпълнението на задачата се възлага само на един отговорник и на един или  няколко изпълнители от по-ниско управленско ниво, като изпълнителите могат да бъдат в зависимост от характера на задачата от различни  структурни звена и на  различно ресорно подчинение. При възлагане на задачата възложителят дава устни или писмени указания  на  отговорника или на изпълнителите относно реда, начина и изискванията за изпълнението. При  наличие на необходимите условия резолиращия отразява задачата и във входящата деловодна книга, като записва  в  нея формулирания текст на резолюцията, кой е изпълнител и срок за изпълнението. Резолюции могат  да се възлагат до  4  нива надолу по йерархията до достигане на изпълнителите.

        Чл. 65.   Секретаря на Общината  ,Директорите на дирекциите и Архитекта поддържат ресорна картотека за възникналите и поставените задачи и изискват от изпълнителите текуща информация за процеса на тяхното изпълнение и  за резултатите от изпълнението.

        Чл. 66. Отчитането на  изпълнението на задачите се извършва лично от  изпълнителите и  отговорниците  в  устна или  писмена форма – преди  или  в деня на изтичане на срока, последователно по веригата на  служебната йерархия. В определени от ресорния ръководител случаи отчитането на изпълнението на задачите може да се извършва на определен период от време – седмица или месец.

        Чл. 67. Снемането на задачата от отчет се извършва от деловодителя, по доклад на възложителя,който осигурява подаването на актуална информация към деловодната служба за изпълнените задачи  – за отразяване на резултатите  в  контролно –регистрационната карта.

                                                    РАЗДЕЛ   СЕДМИ

                            Административно – наказателна отговорност

            Чл. 68. Отговорниците и изпълнителите от всички управленски нива, на  които се възлага изпълнението на решения и задачи носят лична отговорност пред прекия си ръководител.

            Чл. 69. Кмета на Общината може да налага със свои заповеди  наказания, съобразно разпоредбите на Кодекса на труда  и  Закона за държавния служител на  служители  от общинската администрация, които системно не изпълняват възложени задачи или не са изпълнили една или повече особено важни задачи, произтичащи от изискванията на тази инструкция и са във връзка с  преките им служебни  задължения.

                                  ДОПЪЛНИТЕЛНИ    РАЗПОРЕДБИ

            §  1. “ Обществено значима информация “ представляват информацията за правомощията и актовете на органите на местно самоуправление – Общинския съвет и  Кмета, информацията за текущата дейност на общинската администрация и за видовете административни услуги, осигурявани на населението, указанията за процедурните правила по които гражданите на общината могат да участват във формиране на политиката и нормативно-творческия процес на Общинския съвет.

            § 2. Повторно е нарушението, извършено в 1 / едногодишен / срок от влизане в сила на наказание за същото по вид нарушение.

                                 ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ   РАЗПОРЕДБИ

            §1. Разпоредбите на тази инструкция са задължителни за всички длъжностни лица от общинската администрация и влизат в сила след утвърждаването й 

от  Кмета на Община Цар Калоян.

            §2. Контролът по прилагането и спазване на разпоредбите на инструкцията се осъществява от Секретаря на Община Цар Калояни служителите към “Деловодство”.

Настоящата инструкция е утвърдена със Заповед №23 от 27.01.2005г.

и влиза в сила от датата на заповедта.

                  

Контролно Регистрационна

Карта

Вх. № _____________________________

Относно : __________________________

____________________________________

Резолиран до ________________________

Срок на изпълнение__________________

Изпълнен : Изх. № ___________________

Контролно Регистрационна

Карта

Вх. № _____________________________

Относно : __________________________

____________________________________

Резолиран до ________________________

Срок на изпълнение__________________

Изпълнен : Изх. № ___________________

Контролно Регистрационна

Карта

Вх. № _____________________________

Относно : __________________________

____________________________________

Резолиран до ________________________

Срок на изпълнение__________________

Изпълнен : Изх. № ___________________

Контролно Регистрационна

Карта

Вх. № _____________________________

Относно : __________________________

____________________________________

Резолиран до ________________________

Срок на изпълнение__________________

Изпълнен : Изх. № ___________________

Контролно Регистрационна

Карта

Вх. № _____________________________

Относно : __________________________

____________________________________

Резолиран до ________________________

Срок на изпълнение__________________

Изпълнен : Изх. № ___________________

Контролно Регистрационна

Карта

Вх. № ________________________

Относно : _____________________

______________________________

Резолиран до __________________

Срок на изпълнение_____________

Изпълнен : Изх. № ______________